Setelah melalui persiapan yang cukup panjang agar acara berjalan lancar dan memuaskan berbagai pihak, Training Zimbra Mail Server pada openSUSE sukses diadakan pada hari Sabtu tanggal 20 Desember 2008. Acara training ini bertempat di kantor kementerian pemuda dan olah raga, Senayan Jakarta.

Berikut adalah kisah dan reportase bagaimana training ini didesain hingga berjalan cukup lancar.

FASE PERENCANAAN DAN PENDAFTARAN

Persiapan training Zimbra dimulai sejak acara Open Source Day di Universitas Indonesia pada akhir November 2008. Setelah memberikan presentasi pada acara di UI, pengurus openSUSE Indonesia berkumpul disebuah rumah makan Priangan di daerah Depok.

Selain mengukuhkan Muhammad Edwin Zakaria sebagai pengurus yang menangani wiki dan bersama dengan Alam Aby Bashit menangani Website, Forum dan Milis, pertemuan ini juga menghasilkan draft rencana training, kopdar #12, release party dan rencana pembentukan YOSI (Yayasan openSUSE Indonesia)

Pada pertemuan ini, dibicarakan berbagai hal mengenai persiapan training mengingat training ini secara resmi baru pertama kali diadakan oleh openSUSE. Sempat juga disinggung andaikata tidak ada peminat atau sedikit sekali peminat acara training mengingat media massa (terutama yang online) selalu berpretensi bahwa penggunaan open source di Indonesia masih sangat minim.

Rapat memutuskan bahwa acara training tetap diadakan meski peminat sangat sedikit atau tidak ada sama sekali. Jika itu yang terjadi, training akan diubah menjadi Training for Trainee, yaitu training terhadap pengurus openSUSE Indonesia sendiri . Ibarat pertama kali membuka rumah makan, kalau makanan yang dijual tidak laku ya lebih baik dimakan sendiri, hehehe…

Rapat juga memutuskan nama-nama yang akan menjadi trainer, pendamping peserta (asisten trainer) dan nama-nama yang akan menangani pendaftaran peserta.

Diawal Desember 2008, pengurus mendapat bantuan dari salah seorang member openSUSE-ID, Rachmat Hidayat alias Yayat Hidup yang membuatkan brosur. Brosur ini menghiasi beberapa website yang mengumumkan adanya training, sedangkan versi cetaknya didistribusikan di Bekasi Cyber Park, waktu openSUSE-ID bekerja sama dengan Ubuntu-ID mengadakan acara promosi.

Perlahan tapi pasti, beberapa pendaftar mulai masuk. Pendaftaran dihandle oleh 3 orang pengurus yaitu Vavai, M Yamin dan Edy Purwanto. Setiap ada pendaftar disalah satu pengurus, datanya otomatis terdistribusi ke pengurus lain sebagai upaya preventif mencegah data registrant yang tidak tercatat. 1 minggu sebelum acara, kuota 20 peserta sudah terpenuhi, sedangkan peserta masih banyak yang melakukan pendaftaran. Setelah diskusi kilat di milis pengurus openSUSE, diputuskan untuk menerima pendaftaran peserta diluar kuota hingga maksimal 40 peserta (sesuai daya tampung ruangan) dengan syarat khusus harus membawa laptop atau perangkat komputer sendiri. Satu hari menjelang acara, tercatat ada 32 peserta yang melakukan pembayaran administrasi sedangkan pendaftar mencapai angka 38 peserta. Jumlah peserta total ada 33 karena ada pendaftar terakhir yang tanpa diduga datang langsung ke tempat acara.

FASE PERSIAPAN

Melalui milis pengurus openSUSE Indonesia, diskusi pengurus memutuskan untuk melakukan persiapan di hari Jum’at malam, 19 Desember 2008, sehari menjelang acara. Hal ini ditempuh agar acara berjalan lancar dan dapat didukung oleh rekan-rekan pengurus yang bekerja. Persiapan dilakukan secara gotong royong. Pak Edy Purwanto menyiapkan 10 PC sedangkan sisanya dibagi antara saya (7 PC), Bonnie (1 PC), Yayat ( 1 Laptop) dan Andi Sugandi (1 laptop). Andi Sugandi yang merupakan koordinator openSUSE wilayah Bandung didatangkan khusus karena ada agenda pembahasan organisasi dimasa mendatang, selain agar ada kesamaan pengetahuan dan pengalaman dalam hal melakukan persiapan training.

Jum’at sore saya (Vavai) meluncur ke Bekasi Cyber Park untuk mengambil 1 CPU bersama staff saya Susila yang besok akan menjadi peserta juga. Di BCP saya bertemu dengan Andi Sugandi yang baru saja datang dari Bandung dan dengan sangat surprise mengajak saya ke McD untuk makan siang dan malam

Saya bersiap-siap di rumah menanti kedatangan 2 team openSUSE Bogor, Bonnie Kurniawan dan M Herry Nurdin yang berjanji akan datang antara jam 7-8 malam. Saat saya telpon jam 7 malam, Bonnie menjawab bahwa dia sedang sibuk mengaji… Mengaji ? Sesuatu yang sangat sakral diucapkan oleh seorang Bonnie

Ternyata jam 7-8 malam kedua team dari Bogor ini menggunakan sistem UTC, jadi saya harus menyesuaikan diri dengan perintah dikonsole date -u karena saya menanti mereka berdua hingga keriting. Mereka datang sekitar pukul 23.00 sambil tersenyum-senyum, sementara Andi Sugandi dengan sangat sukses sudah terkapar tidur. Setelah memasukkan 7 PC berikut perangkat, saya berpamitan pada Zeze Vavai dan mamanya yang esok harinya akan berlibur ke Puncak Bogor. Kami sampai di gedung Kementerian Pemuda dan Olah Raga tempat acara training berlangsung menjelang jam 12 malam !

Di lokasi, M Yamin sang komandan openSUSE-ID 2008-2009, Yayat dan Pak Edy Purwanto sudah menanti. Sambil misuh-misuh karena lama menunggu Bonnie and the gank termasuk saya, mereka membantu mengangkat PC ke lantai 3. Tentu saja pakai lift

Kami langsung bagi tugas. Pak Edy mengecek laptop. Bonnie dan Andi Sugandi melakukan testing instalasi openSUSE. M Yamin dan Herry mengurus kabel jaringan sementara saya bersiap untuk tidur )

Saya kebagian testing instalasi Zimbra untuk memastikan semuanya lancar dan melakukan beberapa update untuk panduan yang akan dicetak. Menjelang subuh persiapan mendekati selesai. Saya bersiap mencari tempat yang nyaman untuk tidur pulas karena besok harus menjadi trainer bersama Bonnie dan Medwinz.

Menjelang jam 6 pagi, persiapan sudah 95% selesai. Hanya ada beberapa pengecekan akhir yang tidak terlalu urgent.

Baca  Lanjutan Di Bagian Kedua…